Gister, de tweede maandag van januari, was het ‘ruim je bureau op’ dag! Deze dag is bedoeld om jullie aan te moedigen om je bureau op te ruimen en te ordenen. De dag komt vanuit de Amerika met ‘Clean off your desk day’. Het doel is om te helpen om je werkproces te verbeteren door het verminderen van afleiding en het creëren van een efficiënte werkomgeving. De uitdaging is vaak ook niet om je bureau op te ruimen, maar om het opgeruimd te houden. Vergeet ook niet om dit ook op je thuiskantoor te doen, die willen we nog wel eens vergeten, omdat het natuurlijk thuis is. Wij helpen je graag een handje om deze week je werkplek op te ruimen.
Wist je bijvoorbeeld dat je bureau 100x(!) viezer kan zijn dan je aanrecht van je keuken? Dit komt omdat je vaker je aanrecht schoonmaakt dan je bureau. Dus, neem vandaag de tijd om je bureau op te ruimen, schoon te maken en waar moet, herinrichten. En gun jezelf ook producten om je werkplek te verbeteren, zoals een laptop stand, monitorarm, bureaustoel of een bureau-organiser.
Hoe ruim je je bureau op?
Om je bureau op te ruimen maken we gebruik van de 5S-methode. Deze methode is een organisatiemethode die afkomstig is uit Japan en bedoeld is om efficiëntie en productiviteit te verhogen door het weghalen van afleidingen. Hierdoor kan je het maken van fouten verminderen.
1. Seiri: Sorteren
Verzamel alle spullen van je werkplek en sorteer ze in twee groepen. Groep één: spullen die je nodig hebt om je werk te doen. Groep twee: spullen die je niet nodig hebt. Ruim de spullen die je niet nodig hebt direct op of leg ze ergens anders neer dan op je werkplek.
2. Seiton: Schikken
In deze stap ga je alles wat je in groep één hebt zitten een (nieuwe) plek geven. Heb je iets wat je veel gebruikt? Leg het dan binnen handbereik neer. Andere spullen kan je bijvoorbeeld in bureau-organisers, brievenbakjes of een persoonlijke lade liggen. Hierdoor ruim je het voor je eigen zicht meer op dan het voor je neus ligt tijdens het werken.
3. Seiso: Schoonmaken
Als al je overbodige spullen zijn weggehaald en je belangrijke spullen een nieuwe plek hebben, is het tijd om alles grondig schoon te maken. Met alles bedoelen we ook echt alles. Maak niet alleen je bureau schoon, maar alles er omheen ook. Schrob de vloeren, maak je toetsenbord en muis eens schoon en alles er omheen. Je kan deze tips namelijk ook gebruiken om de computer opnieuw in te richten! Zo kun je makkelijker bestanden terugvinden die je vaak (of niet) gebruikt. Maak daarnaast ook de plaats waar je spullen neerlegt die je minder vaak gebruikt schoon. Anders blijft alles om je werkplek heen nog steeds vies. Bij het schoonmaken kan je ook kijken of je kabels beter weg kan werken. Dit hoef je maar één keer te doen, maar ziet er een stuk netter uit. Losse kabels ogen rommelig.
4. Seiketsu: Standaardiseren
Het is fijn dat je nu een opgeruimde en schone werkplek hebt, maar als je niet voor jezelf een standaard hebt, ben je binnen de kortste keren weer bij S1. Dit zou zonde zijn. Maak voor jezelf een plan, waardoor je makkelijk bij kan houden waar alles moet staan, wanneer je iets weggooit en hoe vaak je alles schoonmaakt. Bijhouden is makkelijker dan weer opnieuw beginnen. Zorgt daarnaast voor labels of kleuren op mappen, ordners, opbergbakken om je te helpen bij het sorteren van je spullen.
5. Shitsuke: Standhouden
Dit is de belangrijkste stap. Je kan nog zo’n mooi plan bij S4 gemaakt hebben, maar als jij je er niet aan houdt, dan heeft het geen zin. Blijf je opruimplan volgen! Dit zal lonen, want je besteed minder tijd aan het zoeken van de juiste spullen. Maak van het opruimen en organiseren van je werkplek een gewoonte. Een simpele tip die kan helpen is om een foto te maken van je werkplek voor het schoonmaken en nadat je het schoongemaakt hebt. Hierdoor heb je een soort eigen kwaliteitscontrole of je bureau wel opgeruimd is en blijft. Dit is een continu proces om het opgeruimd te houden.
Meer tips nodig?
Wij helpen je organisatie graag om je collega’s aan een opgeruimd bureau te helpen. Met onze producten kunnen wij een nette opgeruimde plek creëren, waardoor je geconcentreerd te werk kan. Bel ons op 085-0440440 of mail naar info@datas.nl.
Gerelateerde artikelen
