De tweede maandag van januari staat bekend, omdat het nationale ‘ruim je bureau op’ dag. Deze dag, geïnspireerd door de Amerikaanse "Clean Off Your Desk Day", moedigt je aan om werkplekken op te ruimen en te ordenen. Een georganiseerde werkplek bevordert focus, vermindert afleiding en verhoogt productiviteit. Maar eerlijk is eerlijk: de grootste uitdaging is niet het opruimen zelf, maar het opgeruimd hóuden. Vooral thuiskantoren worden vaak vergeten, omdat ze “maar thuis” zijn. Toch verdient ook je thuiswerkplek dezelfde aandacht als je kantoor.
Wist je dit over je bureau?
Je bureau kan tot wel 100 keer viezer zijn dan het aanrecht in je keuken. Hoe dat komt? We maken ons aanrecht regelmatig schoon, maar vergeten vaak dezelfde aandacht te geven aan onze werkplek. Denk aan kruimels, bacteriën en stof dat zich ophoopt. Dus, pak deze kans en geef je bureau een flinke make-over:
- Ruim op wat overbodig is.
- Maak schoon wat vuil is.
- Organiseer wat rommelig is.
Investeer daarnaast in hulpmiddelen die je werkplek overzichtelijk houden, zoals een laptopstandaard, monitorarm of bureau-organiser. Een kleine aanpassing kan een groot verschil maken.
Hoe ruim je je bureau op?
Om je bureau op te ruimen maken we gebruik van de 5S-methode. Deze methode is een organisatiemethode die afkomstig is uit Japan en bedoeld is om efficiëntie en productiviteit te verhogen door het weghalen van afleidingen. Hierdoor kan je het maken van fouten verminderen.
1. Seiri: Sorteren
Verzamel alle spullen van je werkplek en sorteer ze in twee groepen. Groep één: spullen die je nodig hebt om je werk te doen. Groep twee: spullen die je niet nodig hebt. Ruim de spullen die je niet nodig hebt direct op of leg ze ergens anders neer dan op je werkplek.
2. Seiton: Schikken
Geef de spullen die je nodig hebt een vaste plek. Items die je vaak gebruikt, zoals je notitieboekje of pen, leg je binnen handbereik. Andere spullen, zoals documenten of opladers, kun je opbergen in lades, brievenbakjes of organisers. Een geordende indeling voorkomt chaos en bespaart je tijd.
3. Seiso: Schoonmaken
Nu je spullen geordend zijn, is het tijd om alles grondig schoon te maken. Én met alles bedoelen we ook echt alles. Maak niet alleen je bureau schoon, maar alles er omheen ook. Schrob de vloeren, maak je toetsenbord en muis eens schoon en alles er omheen. Vergeet ook niet je digitale werkplek aan te pakken: je kan deze tips namelijk ook gebruiken om de computer opnieuw in te richten! Zo kun je makkelijker bestanden terugvinden die je vaak (of niet) gebruikt. Maak daarnaast ook de plaats waar je spullen neerlegt die je minder vaak gebruikt schoon. Anders blijft alles om je werkplek heen nog steeds vies. Bij het schoonmaken kan je ook kijken of je kabels beter weg kan werken. Dit hoef je maar één keer te doen, maar ziet er een stuk netter uit. Losse kabels ogen rommelig. Lees hier onze blog over kabelmanagement en kabels wegwerken.
4. Seiketsu: Standaardiseren
Het is fijn dat je nu een opgeruimde en schone werkplek hebt, maar als je niet voor jezelf een standaard hebt, ben je binnen de kortste keren weer bij S1. Dit zou zonde zijn. Maak voor jezelf een plan, waardoor je makkelijk bij kan houden waar alles moet staan, wanneer je iets weggooit en hoe vaak je alles schoonmaakt. Bijhouden is makkelijker dan weer opnieuw beginnen:
- Stel vaste momenten in om je bureau op te ruimen.
- Gebruik labels of kleurcodes om spullen snel terug te vinden.
- Bepaal een vaste plek voor elk item, zodat je altijd weet waar iets hoort.
Een beetje discipline voorkomt dat je steeds opnieuw moet beginnen.
5. Shitsuke: Standhouden
Dit is de belangrijkste stap. Je kan nog zo’n mooi plan bij S4 gemaakt hebben, maar als jij je er niet aan houdt, dan heeft het geen zin. Blijf je opruimplan volgen! Dit zal lonen, want je besteed minder tijd aan het zoeken van de juiste spullen. Maak van het opruimen en organiseren van je werkplek een gewoonte. Een simpele tip die kan helpen is om een foto te maken van je werkplek voor het schoonmaken en nadat je het schoongemaakt hebt. Hierdoor heb je een soort eigen kwaliteitscontrole of je bureau wel opgeruimd is en blijft. Dit is een continu proces om het opgeruimd te houden.
Waarom een opgeruimd bureau loont
Een opgeruimde werkplek bespaart je tijd, vergroot je concentratie en verlaagt je stressniveau. Het helpt je om efficiënter te werken en voorkomt dat je wordt afgeleid door rommel om je heen. Bovendien geeft het je een gevoel van controle en voldoening.
Meer hulp nodig?
Wij helpen je organisatie graag om je collega’s aan een opgeruimd bureau te helpen. Met onze producten kunnen wij een nette opgeruimde plek creëren, waardoor je geconcentreerd te werk kan. Bel ons op 085-0440440 of mail naar [email protected].
Gerelateerde artikelen
